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MENÚ
La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias. Se aplicará por la empresa ACEITAR S.A.S para recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
Razón Social: ACEITAR S.A.S
Nit: 800.023.543-9
Domicilio: Av Calle 127 # 20-79
Ciudad: Bogotá
Teléfono: 5107142 – 3187084988
Correo electrónico: protecciondedatos@aceitar.com
Página web: www.aceitar.com
Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
La empresa ACEITAR S.A.S actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales;
5.1. Base de Datos Proveedores
Se almacena datos personales de proveedores quienes ofrecen, proveen productos y prestan servicios a la empresa ACEITAR S.A.S, los cuales son utilizados para:
✓ Solicitud de propuestas y cotizaciones;
✓ Tramitar solicitud de vinculación como proveedor;
✓ Registrar los datos suministrado al sistema de información que posee la empresa;
✓ Contactar por medio de (Correo electrónico, llamada telefónica, mensajes de texto) para efectos de la prestación de los servicios o el suministro de los bienes que requiera.
✓ Reportar información exógena de acuerdo a las facultades de fiscalización que exige la normatividad colombiana;
✓ Realizar expedición de certificados de retención en la fuente;
✓ Gestionar y procesar pagos al proveedor
5.2. Base de Datos Empleados
Se almacenan datos de personas que tienen relaciones contractuales en calidad de empleados en la empresa ACEITAR S.A.S, los cuales son utilizados para:
✓ Cumplir con la Ley 100 de 1993 expedida por el Congreso de Colombia que obliga realizar la vinculación y/o afiliación al sistema de seguridad social ( Entidades promotoras de salud, Fondos de Cesantías, Sociedades Administradoras de Fondos de Pensiones, Administradoras de Riesgos Laborales, ARL) como también la contribución parafiscal que se encuentre vigente;
✓ Cumplir con el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que está bajo la responsabilidad de la empresa;
✓ Reportar información exógena de acuerdo con las facultades de fiscalización que exige la normatividad vigente colombiana
✓ Notificar a familiares en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
✓ Expedición y verificación de certificaciones laborales del personal actual y retirado;
✓ Realizar pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
5.3 Base de datos socios
Se almacenan datos personales de los socios que tienen relación contractual a cargo de la empresa ACEITAR S.A.S, con el fin de:
✓ Contactar eventualmente, vía correo electrónico, llamada telefónica, en caso de convocarías extraordinarias;
✓ Gestionar pago de dividendos;
✓ Atender requerimientos y realizar reportes a las entidades de Inspección, Vigilancia y Control.
5.4 Base de datos Cámaras de Seguridad
La empresa ACEITAR S.A.S utiliza cámaras de seguridad instalados en diferentes sitios internos y externos de las instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de sus visitantes y colaboradores, de los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
ACEITAR S.A.S, informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión del mensaje “Por su seguridad usted está siendo grabado por CCTV (Circuito cerrado de televisión)” que se encontraran en sitios visibles anunciando la existencia del video vigilancia, como también se evidenciara la información de contacto del responsable del tratamiento, finalidad, derechos de titulares y la ubicación donde se encuentra publicada la política de Tratamiento de la Información.
Las imágenes capturadas serán conservadas por 72 horas, tiempo necesario establecido por la compañía para cumplir con la finalidad descrita.
5.5 Base de datos Clientes Motocicletas y Relacionados con la actividad
Se almacenan y recolectaran datos personales de clientes que adquieren productos y servicios prestados por la empresa ACEITAR S.A.S, serán utilizadas para:
Finalidades legales:
✓ Cumplimiento de efectos tributarios, Articulo 615 ET Obligación de expedir factura;
✓ Cumplimiento ante todas las peticiones de los clientes, en los términos que establece la ley y en especial el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011);
✓ Realizar el control y reportar información UIAF sobre la prevención de lavado de activos y toda la información necesaria requerida por el ente de control de acuerdo con la normatividad aplicable;
✓ Reportar información exógena de acuerdo a las facultades de fiscalización que exige la normatividad vigente colombiana;
Finalidades de garantías
ACEITAR S.A.S, como distribuidor autorizado de la marca YAMAHA y teniendo en cuenta el acuerdo comercial pactado, con el fin de garantizar y dar cumplimiento a sus compradores transferirá a INCOLMOTOS YAHAMA S.A información de datos personales para que los almacenen dentro de sus bases de datos y estas podrán ser usadas para:
✓ Controlar solicitudes de garantías
✓ Informar sobre Campañas de garantías.
Finalidades comerciales:
✓ Enviar material publicitario relacionado con los productos y servicios prestados por ACEITAR S.A.S, vía correo electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS) suministrado por el titular.
✓ Enviar por medio de correo electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS), llamadas informativas sobre información promocional sobre los productos, eventos y/o promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
✓ Realizar encuestas y sondeos generales que tengan por objeto determinar opiniones sobre un bien o servicio que la compañía le haya prestado; por medio de Formularios de
Google y formularios físicos entregados en las instalaciones de la empresa.
5.6 Base de datos posibles clientes de Motocicletas y Relacionados con la actividad
Se almacenan y recolectaran datos personales de posibles clientes quienes solicitan cotizaciones e información de productos y servicios prestados por la empresa ACEITAR S.A.S, con el fin de:
✓ Enviar información solicitada por el medio de comunicación que autorizada por el titular; esta puede ser vía correo electrónico; envió físico a la dirección suministrada; llamadas telefónicas; mensajes de texto (SMS y/o MMS);
✓ Enviar por medio de correo electrónico, mensajes de texto (SMS y/o MMS), llamadas informativas sobre información promocional sobre los productos, eventos y/o telefónicas promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, invitaciones a campañas promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
5.7 Base de Datos personal talleres
Se almacenan y recolectaran datos personales del personal que labora por medio contrato de prestación de servicios a los titulares de los contratos de concesión que se tienen pactados en los talleres de los puntos de venta con la empresa ACEITAR S.A.S; con el fin de:
✓ Cumplir con la obligación del pago de seguridad social como independientes.
Los Titulares de los datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ACEITAR S.A.S tendrán los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Los anteriores derechos aplican de acuerdo con las condiciones de los procedimientos de la presente política de tratamiento de datos personales.
ACEITAR S.A.S en calidad de Responsable del Tratamiento de las bases de datos creadas reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares, en este sentido se compromete a:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
ACEITAR S.A.S, dispone del área de Contabilidad la cual tiene como objeto el desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Con el fin de sistematizar un proceso adecuado las diferentes áreas de la empresa reportaran al área de Contabilidad de manera inmediata todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
Para la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. El área de Contabilidad se encuentra ubicada en el domicilio: Av. Calle 127 # 20-79 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: protecciondedatos@aceitar.com
ACEITAR S.A.S obtendrá la autorización voluntaria mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, Internet, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento.
Se conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, utilizando los mecanismos de almacenamiento disponibles para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo las mismas.
Cabe resaltar que los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento revocar parcialmente o total la autorización o solicita la supresión sus datos personales otorgada a ACEITAR S.A.S para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Si la revocación es parcial, ACEITAR S.A.S podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiese revocado su consentimiento.
a) Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el suministro de datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor; ACEITAR S.A.S sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
De conformidad con los Artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos de consultas y reclamos, así:
Consultas:
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquiera de nuestras bases de datos. ACEITAR S.A.S suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta deberá ser formulada a través del correo electrónico protecciondedatos@aceitar.com indicando en el asunto el derecho que desea ejercer sobre sus datos personales, con el fin se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos:
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo a ACEITAR S.A.S bajo las siguientes reglas:
a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ACEITAR S.A.S a la dirección física Avenida Calle 127 # 20-79 Bogotá D.C., o a la dirección electrónica protecciondedatos@aceitar.com, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.1. Seguridad de los Datos Personales
La empresa ACEITAR S.A.S, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la empresa se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Se exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
La presente Política de Tratamiento de datos personales entra en vigencia a partir del día 20 de Noviembre de 2017.
Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la página web www.aceitar.com
